SASTANCI
Poslovni sastanci
Kada odlazite na zakazani sastanak
Treba doći na vreme ili 10-15 minuta ranije. Najpre se učtivo obratite osobi koja vas prima, predstaviti se punim imenom i prezimenom, recite ime firme koju predstavljate kao i ime osobe sa kojom se sastajete.
Poželjno je naglasiti da imate zakazan sastanak. Ako je sekretarica zauzeta, budite strpljivi.
Ako obavlja telefonski razgovor ili razgovara sa nekim u momentu kada ste stigli nemojte je uznemiravati, već sačekajte da bude slobodna pa se tek onda obratite.
Dok čekate, možete razmeniti par prijatnih reči, ali samo ako je ne ometate u radu.
Ako dođete ranije, napomenite da vas ne mora najaviti pre zakazanog termina.
Kada vas povede do kancelarije, posebno ako ne znate raspored kancelarija, pustite nju da ide prva.
TRIK: Sa sekretaricama uvek treba oprezno – mnoge imaju veliki uticaj u preduzeću i često je presudnija njihova ocena, čak više nego sve vaše reference.
Zapamtite ime sagovornika
Pravila lepog ponašanja nalažu da uvek zapamtite ime sagovornika, međutim činjenica je da nam se nekada dogodi ovaj propust, posebno ako smo u prilici da istovremeno upoznamo veći broj osoba ovo ume da bude poprilično nezgodno.
Ukoliko ste zaboravili ime osobe, ne paničite! Dovoljno je reći:
„Oprostite, nisam zapamtio/la Vaše ime.“ ili
“Nisam čuo/la Vaše ime”
Trikovi da lakše zapamtite ime osobe
Trik br 1: Prilikom upoznavanja osobe, pažljivo slušate i pokušate da to ime povežete sa imenom neke Vama poznate osobe.
Na primer zove se kao moja sestra, drugarica, koleginica…
Trik br 2: Dalje da biste bili sigurni da ćete sagovorniku zapamtiti ime pokušajte da u toku razgovora bar tri puta ponovite ime osobe. Razgovor može teći recimo ovako:
Odmah prilikom rukovanja i kada osoba izgovori svoje ime možete reći:
“Snežana, da li sam dobro čuo/la?”, ili
“Snežana, vrlo lepo ime kao iz bajke”
(čime ćete ujedno svom podsvesnom umu reći da je ime iz bajke pa će ga lakše usvojiti).
Dalje, u toku razgovora ponovite ime osobe nekim prigodnim rečima npr:
“Snežana, zaista zanimljiva opaska, dopada mi se…”
Na kraju prilikom pozdravljanja možete reći nešto tipa:
“Snežana, bilo je zanimljivo podeliti iskustva sa Vama” ili jednostavno
“Snežana, drago mi je da smo se upoznali, radujem se budućoj saradnji”
ili nešto slično.
Trik br. 3: Uvek pri ruci imajte (moje omiljeno sredstvo) planer/rokovnik/svesku i odmah čim završite sastanak izađete iz prostorije i budete nasamo zabeležite kako se zove osoba koju ste upoznali kao i neke najznačajnije “crtice” o njoj. Recimo, ko je, čime se bavi, šta je bilo interesantno u vezi sa njom i slično.
Bonus trik je da zabeležite i nešto interesantno iz razgovora. Kada tu osobu ponovo sretnete i ukažete da ste to “zapamtili”, saradnja će biti izvesnija, jer ćete time pokazati poštovanje i ono što je mnogo više na ceni – pažljivog slušaoca.
Ukoliko ste u prostoriji sa više osoba koje je potrebno upoznati, čim se ukaže prilika iskoristite je da zabeležite imena osoba sa kojima ste stupili u kontakt i neke karakteristike vezane za njih.
Telefonski poziv u toku poslovnog sastanka
Pre nego što krenete na sastanak, potrudite se da dobijete dnevni red, da biste bili informisani o svim tačkama i mogli da se pripremite, posebno ako ste vi jedan od izlagača.
Završite sve obaveze ranije, a osobama koje direktno zavise od vas javite na vreme da ćete u tom periodu biti zauzeti i zamolite ih da vas zovu samo u hitnom slučaju.
Isključite telefon, prilikom sastanka.
Ukoliko uvek morate biti dostupni (jer priroda posla tako nalaže) isključite zvono.
Ako ipak dobijete poziv, najpre pokušajte da pošaljete poruku tipa „Na sastanku sam, ne mogu sada da govorim o čemu se radi?“ Noviji telefoni imaju automatski odabir ove opcije pa vam može poslužiti da ne gubite vreme na kucanje.
Isključivo ako morate da odgovorite na poziv, odaberite mesto blizu vrata, kako biste nesmetano izašli da obavite razgovor. Ako sastanku prisustvuje veći broj ljudi, izvinite se, ali samo ako ne prekidate izlagača i izađite napolje da obavite razgovor.
Ako je sastanak uskog tipa i Vi ste bitni radi donošenja odluke ili prijema informacija, zamolite sagovornika da vas sačeka da obavite poziv i obavezno naglasite da je to neophodno i objasnite zbog čega.
U svakom slučaju, ako je to ikako moguće, odložite razgovor za kasnije pa po završetku sastanka pozovite osobu koja je zvala.
Poslovne teme
Prelazak na poslovne teme.
Veoma je važno da u svakom trenutku poštujete i svoje i tuđe vreme. Zato je važno što pre krenuti sa glavnom temom sastanka. Ukoliko ste u prilici, posebno ako ga Vi organizujete, najbolje je pre sastanka, napraviti kratak rezime sa temama i očekivanjima od sastanka i poslati ih svim učesnicima.
Čak i ako ovo nije Vaš posao, smatraće Vas odgovornim i organizovanim ako predložite smernice razgovora.
Od Vas se očekuje da se dobro pripremite. Usredsredite se na rešavanje problema, a nikako na traženje krivca ovo će Vas izdvojiti od ostalih, pa su šanse za napredak mnogo veće.
Ako Vi vodite sastanak Uvodni deo, treba da bude sažet i jasan.
Svakako se prethodno dobro pripremite i uvek imajte pri ruci kratak rezime vašeg govora.
Izlaganje, bez obzira da li vodite sastanak ili ste jedan od izlagača treba da bude koliko je moguće kratko i sažeto, svima su poznate osobe koje rado razvodnjavaju temu pa sastanci traju do unedogled zato je važno da Vi ne budete jedna od njih, šta više potrudite se da postanete uzor ostalim učesnicima sastanka.
Budite uvek na visini zadatka, sve što imate da kažete unapred pripremite sa jasnim i preciznim stavovima, zaključkom i predlogom za poboljšanje rada ili rešenju nastalog problema.
Ne zaboravite da cenite ono najvažnije i svoje i tuđe vreme. Kada izađete sa unapred pripremljenim tezama, jedino što će moći je da vam se dive i da vas cene kao odgovornu i dobro organizovanu osobu i da se potrude da krenu vašim stopama.
Beleške.
Uvek uz sebe držite papir i olovku ili rokovnik, kako biste upisali najvažnije smernice. Ukoliko nešto niste razumeli, slobodno pitajte da Vam se pojasni.
Pažljivo zabeležite sve ključne informacije, sa detaljima zaduženja, kako Vašim, tako i ostalih kolega. Više će Vas ceniti ako na kraju sastanka iznesete kratak rezime tipa:
„Dakle dogovorili smo se… Moje zaduženje je… Kolega Jovan sa svojim timom treba da uradi… i dostavi mi… kako bismo to kvalitetno uradili… sve treba da bude završeno do… kako bismo imali dovoljno vremena, da eventualne nepravilnosti otklonimo na vreme i ispoštujemo rok koji je zakazan za…“
Diktafon.
Ukoliko ste u prilici koristite i diktafon, jer će biti od koristi, ako nešto u međuvremenu zaboravite ili niste sigurni da ste dobro razumeli. Važno je unapred napomenuti učesnicima u razgovoru da ćete ga koristiti.
Atmosfera na sastanku.
Uvek treba biti kulturan i učtiv, posebno poštujte nadređene i starije. Ukoliko imate zamerki ili bolje predloge iznesite, ali bez grubih i uvredljivih reči.
Vizit karte, uvek držite uz sebe, kako biste ih dali osobama koje ste upoznali i ukoliko kasnije treba da sarađuejete sa njima. Praksa je pokazala da je bolje da date dve, kako bi osoba bila u prilici da, ako joj neko zatraži Vaš kontakt jednu da, a drugu zadrži za sebe.
Pušenje na sastanku
Uglvnom nije dozvoljeno, sem ukoliko se drugačije ne dogovori.
Za vreme sastanka nemojte jesti, žvakati niti žvaku, niti čokoladice i bombone…
Ne gužvajte omote i papiriće posebno ne dok neko od prisutnih govori.
Odlazak.
O kraju sastanka obično odlučuje onaj ko ga je i zakazao. Tada se treba udaljiti i eventualno konsultovati sa kolegama o daljem toku rada, posebno ako sarađujete na daljem projektu.
Poslovni izlasci
Ponekad će se dogoditi da Vas nadređeni ili neko od kolega pozove na poslovni ručak ili večeru. Pristojno je da se odazovete pozivu.
Povedite računa da budete pristojno odeveni i da ne kasnite. Na ovakav sastanak nije potrebno dolaziti ranije, dovoljno je da dođete na vreme, ali nemojte kasniti!
Ako ste primorani da zakasnite obavestite domaćina o tome na vreme, kako bi mogao da se organizuje.
Od onoga ko poziva na sastanak, se očekuje da dođe ranije i obezbedi mesto u restoranu, te da Vas dočeka.
Ovi sastanci mogu biti i neformalni i dozvoljeni su razgovori koji se ne tiču samo posla. Ipak izbegavajte previše intimne teme, nemojte konzumirati alkohol u nepristojnim količinama, posebno ne, ako stvarate probleme u takvom stanju.
Kada birate jelo nemojte izabrati ni najskuplje ni najjeftinije, odaberite najjeftinije koje Vam se dopada ili ono koje preporuči osoba koja je pozvala.
Obično troškove snosi onaj ko poziva, ali se ipak ponudite da ih podelite.
Dobra komunikacija i poznavanje poslovnog bontona je neophodna stvar za svakog. Pravila treba znati i poštovati, ali ono što je najbitnije je Vaš doprinos razgovoru i komunikaciji – Vaša osobenost.